Hoe communiceer je effectief als je een bedrijf verkoopt?

Wanneer en hoe moet het personeel worden geïnformeerd?

Een bedrijfsoverdracht is altijd een bron van stress en soms van conflicten. Voor klanten, leveranciers en vooral het personeel is het het onbekende. Wie gaat het bedrijf overnemen? Wat gaat er veranderen? Wat gaat er met hen gebeuren?

Onzekerheid leidt tot allerlei geruchten. Je hoort één ding, de rest verzin je. En we stellen ons vaak iets veel ergers voor dan de werkelijkheid. De onvoorspelbare reacties van bepaalde personeelsleden kunnen elkaar opvolgen en het bedrijf ernstige schade toebrengen (zie kader).

Dus hoe kunnen we voorkomen dat terechte vragen omslaan in een rampscenario? Hoe kun je effectief communiceren met het personeel tijdens het delicate overdrachtsproces?

Hier zijn een paar tips:

1.Discretie. Dit is de gouden regel voor elke overdracht. De beste manier om miscommunicatie te voorkomen is om helemaal niet te hoeven communiceren. Toegang tot informatie moet daarom strikt worden beperkt tot degenen die direct betrokken zijn bij het verkoopproces. Dit geldt ook intern, aangezien lekken hier vaak hun oorsprong vinden.

2.Geheimhoudingsplicht. Dit is de belichaming van de discretieplicht. Vraag mensen die op de hoogte zijn van de verkoop om een schriftelijke verklaring. Het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de deal zal elke potentiële koper deze belofte moeten laten ondertekenen voordat ze het presentatiedossier krijgen toegestuurd. Als ze geen interesse hebben, moeten de opgestuurde documenten worden teruggestuurd.

3.Communiceer samen. Als de boodschap van de koper verschilt van die van de verkoper, zal de ongerustheid toenemen. De ideale oplossing is daarom om samen op een gecoördineerde en weloverwogen manier te communiceren. Dit kan alleen als er volledige en definitieve overeenstemming is over alle voorwaarden van de verkoop.

4.Communiceer niet te vroeg. Dit is de meest voorkomende valkuil. Om geruchten de kop in te drukken, wordt het personeel verteld dat het bedrijf in de min of meer nabije toekomst zal worden verkocht. Je wilt transparant zijn, maar je doet het slechter dan goed, omdat je natuurlijk geen precieze antwoorden kunt geven op de vragen die zullen worden gesteld. Als er te vroeg wordt gecommuniceerd, zal het nog meer onrust veroorzaken als het proces langer duurt. En niemand kan precies zeggen hoe lang de overdracht zal duren.

5.Communiceer niet te laat. Sommige sleutelfiguren kunnen ontmoedigd raken als ze merken dat ze in het ongewisse worden gelaten. Voor de koper is het belangrijk om hen aan boord te houden. Als uitzondering op het vorige punt kan het daarom een goed idee zijn om deze mensen discreet en aan het einde van het proces te betrekken.

6.Diplomatie. De manier waarop je communiceert is ook belangrijk. Communicatie is geen monoloog. Luisteren naar zorgen en erop reageren zijn de nodige ingrediënten van succesvolle communicatie.

Het is niet gemakkelijk om goed te communiceren tijdens een bedrijfsoverdracht.  Toch is dit een cruciale fase in de toekomst van het bedrijf. Personeel kan vaak moeilijk omgaan met de onzekerheid die gepaard gaat met verandering, vooral als die verandering lang duurt. Hoewel het terecht is om iedereen te informeren, moet dit verstandig gebeuren, op een weloverwogen en gecoördineerde manier en in een geest van dialoog. Discretie moet daarom waar mogelijk de voorkeur krijgen.

Casestudie – het (bijna) rampscenario : 

Het is niet ongewoon dat de sfeer in een bedrijf geleidelijk verslechtert als gevolg van onzorgvuldige communicatie.

Om hardnekkige en ongegronde geruchten de kop in te drukken, roept de manager het personeel bijeen en vertelt hen dat het bedrijf wordt verkocht. De koper, een bedrijfsleider, werd voorgesteld. Gesteund door de grootaandeelhouder werd hij door sommige collega’s gewaardeerd en door anderen benijd. Weken gingen voorbij. Na verschillende mislukte pogingen werd het duidelijk dat de koper geen bankkrediet zou krijgen. De zoektocht naar potentiële kopers werd opnieuw gestart. Verschillende mensen verlieten het bedrijf voor de concurrentie, wat onrust veroorzaakte bij collega’s en klanten. De vakbond vroeg om een vergadering van de ondernemingsraad, maar er was niets te melden. Er werd gedreigd met stakingen. Bezorgde leveranciers verscherpten hun betalingsvoorwaarden. Bankiers dreigden hun vertrouwen in te trekken. Gelukkig werd er “op het laatste moment” een koper gevonden die het snel overnam.

Als deze situatie niet was opgelost, had het bedrijf in een ernstige en onomkeerbare crisis kunnen belanden.

Tanguy della Faille – FAMILY BUSINESS TRANSMISSION – tanguy.della.faille@fb-transmission.com